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Was gibt es neues im Internet und bei uns?

In meinem Blog stelle ich Ihnen die Informationen zur Verfügung, die für Sie ganz besonders wertvoll oder hilfreich sein könnten. 

Unter "Kategorien" finden Sie alle Hauptthemen, über die ich schon etwas geschrieben habe.

Es geht in meinen Artikeln zum einen darum, wie Sie mit Ihrer Webseite mehr Kunden gewinnen oder ihren Bestandskunden mehr Service bieten.

Einige Artikel geben auch Anregungen, wie Sie sich Ihren Altag vereinfachen können (Simplify your life) um einfach mehr Spass an dem zu haben, was Ihre Kernkompetenz ist.

 

Mein Tipp: Abbonieren Sie diesen Blog, indem Sie unseren RSS-Feed-Link in ihrem News-Feed aktivieren.

Arwed Grön.

 

Heute stelle ich Ihnen das Organisations-Tool vor, mit dem ich die Webseiten-Projekte mit unseren Kunden koordiniere.

Dank diesem kostenfreien Tool sind die Abstimmungen und der Informationsfluss mit meinen Kunden sehr einfach und übersichtlich geworden.

Hier kommen Sie zur Webseite von Trello!Bevor ich Trello kannte, habe ich hauptsächlich per Mail oder Telefon mit meinen Kunden Inhalte der Webseiten abgesprochen, Informationen übermittelt, den Bearbeitungs-Status kundgetan, und Fragen meiner Kunden beantwortet.

Das Ergebnis war häufig unbefriedigend, da im Laufe eines Projektes an die 100 Mails und Notizen auf beiden Seiten anfallen können. Klar kann man die Mails in einen Unterordner ablegen. Doch wenn ich nun eine bestimmte Bitte meines Kunden suche, muss ich alle Mails durchschauen, bis ich diese Info gefunden habe. Das ist nicht nur nervig, sondern auch zeitaufwändig.

Nun kann biete ich meinen Kunden "Trello" als Organisations-Tool an. Diese brauchen sich nur kurz anmelden und können gleich sehen, welche Aufgaben ich ihnen zugeordnet habe, wie der Bearbeitungsstand ist, etc.

Trello funktioniert wie ein Pinnboard mit Aufgabenkarten. Auf jeder Karte steht die Überschrift der Aufgabe und wer hauptveranwortlich ist. Darüber hinaus gibt es Listen für bestimmte Themen oder zuständige Personen. Jede Karte kann mit der Maus oder dem Finger mal eben in eine andere Liste verschoben werden. So wie wir das aus früheren Zeiten mit einem Stück Zettel gemacht haben.

Sie können leicht Bilder und Texte, die in eine Webseite eingebaut werden sollen in eine Aufgabenkarte hochladen.

Anleitung zum Einsatz der Aufgaben-Karten

In der jeweiligen "Beschreibung" habe ich allgemein beschrieben und erklärt, worum es geht. Dazugehörige Ideen, Fragen, Anmerkungen, etc. können dann in die Kommentare hineingeschrieben werden. 

Wenn die Zuordnung bezüglich der Zuständigkeit klar ist, bitte diese Karte gleich in die Liste der entsprechenden Person schieben.

Bitte jeder Aufgaben-Karte eine dem Ampel-System entsprechende Farbe (Label ) zuordnen. Damit ist jedem klar, welchen Bearbeitungs-Stand die Aufgabe hat.

ROT = Noch nicht begonnen - Aktion erforderlich!
GELB = in Bearbeitung
GRÜN =  Fertig - die Aufgabe ist erledigt - die Aufgaben-Karte braucht nicht mehr berücksichtigt werden und wird nun in die Liste "erledigt", oder "erledigt und abgerechnet" verschoben.

Wenn eine "Check-Liste" in der Aufgaben-Karte dabei ist, steht ergänzend  außen an der Karte dran, wieviel Teilaufgaben von wieviel Gesamt-Aufgaben schon erledigt  sind. Bsp: 0/3 = es sind "null" von "drei" Aufgaben erledigt.

ORANGE = Information = Keine konkrete Aufgabe - nur informeller Inhalt.

Über "Labels" gibt es die Farben mit der jeweiligen Bedeutung zur Auswahl.
 
Beispiel: Wenn es sich um Informationen für Text-Elemente handelt, einfach eine neue Aufgaben-Karte erstellen, eine kurze aussagekräftige Überschrift wählen und in der "Beschreibung"  die Infos, wie Links zu Webseiten, Stichwörter schreiben/ einfügen. 

PRIORITÄTEN

Welche Priorität die Aufgabe der Karte hat, steht hinter der Bezeichnung der Aufgabe in einer Klammer.

(A) = Höchste Priorität = Bitte zuerst bearbeiten!
(B) = mittlere Priorität = Bitte erst nach Prio A erledigen
(C) = niedrige Priorität = Hat Zeit, bis Prio A und Prio B-Aufgaben erledigt sind

CHECKLISTE
Im Idealfall hat Aufgabe eine Checkliste. Da mind. zwei Personen für die Erledigung der Aufgabe zuständig sind (Kunde und Arwed Grön), bekommt jede Person eine Kürzel aus zwei Buchstaben vorneweg.

KD = Kunde, AG = Arwed Grön - weitere Zuständige bitte gemäß dem Team-Mitglied-Kürzel bezeichnen.

Umfangreiche Aufgaben sollten in Teil-Aufgaben unterteilt werden. Die "Checkliste" kann dann Punkt für Punkt abarbeitet und abgehakt werden. 

Die Aufgaben sind möglichst in einer sinnvollen Reihenfolge sortiert. So auch die Aufgaben der jeweils zuständigen Person. Auf diese Weise kann jeder erkennen, wer gerade dran ist und wer als nächstes eine Aufgabe erledigen darf. Wer mit den eigenen Aufgaben fertig  ist, schiebt die Karte einfach dem anderen Team-Mitglied "oben" in die Liste.

Dieses Team-Mitglied wird dann automatisch über die neue Aufgabe informiert, wenn es diesem unter "Hinzufügen/ Mitglieder" der Karte zugeordnet wird. Ansonsten erst, sobald dieses mal wieder ins Board schaut.

ANHANG
Zur Aufgabe gehörige Dateien können ganz einfach in die Aufgaben-Karte hochgeladen werden.

Ein Foto einer Skizze/ Bild/ ein PDF als Dateianhang ist häufig der schnellste Weg, um klar zumachen, worum es geht... einfach die Datei  unter "Anhang" vom "Computer", oder anderen Quellen hochladen. 

Danach bitte die Karte in die Liste des als nächstes zuständigen Team-Mitgliedes schieben. 

Sobald das Team-Mitglied diese Karte bearbeitet ändert es das Label bitte auf "gelb" (in Bearbeitung) und stellt diese so weit wie möglich fertig. Bei Rückfragen an ein anderes Team-Mitglied schreibt er seine Frage als Kommentar hinein und schiebt die Karte diesem ganz oben in die Liste. 

ANSPRECHEN ANDERER TEAM-MITGLIEDER

Wenn man eine Frage an ein anderes Team-Mitglied hat, kann man es in einem Kommentar mit dem "@" vor dem Namen angesprochen (Bsp: "@arwed"). Dieses ist ganz leicht erreichbar, in dem man im Kommentarfeld unten auf "@" geht - dort hat man alle Team-Mitglieder zur Auswahl.

Das angesprochene Team-Mitglied sieht die Frage zur Karte dann durch eine Benachrichtigung.

Nun kann dieses Mitglied die Frage in einem weiteren Kommentar beantworten und die Karte danach wieder in die Liste des hauptsächlich zuständigen Team-Mitgliedes (siehe Aufgaben-Checkliste) verschieben.

So kann jeder nach der eigenen Bearbeitung dieses Kärtchens weiter schieben, Dateianhänge einfügen, Kommentare schreiben, Checklisten abhaken, anfügen, erweitern, etc.

Wenn ein "Erledigungs-Datum (Frist) feststeht, ist es sinnvoll dieses zu wählen, weil dann in einer eventuell langen Liste die dringenden weiter oben stehen...

Wer bei der Aufgabe eines anderen auf dem Laufenden bleiben möchte, braucht einfach nur "Subscribe" durch anklicken aktivieren. Schon gibt es über jede Änderung eine Nachricht.

Alles was 100% erledigt ist, bekommt das Label "GRÜN" und wird in die Liste "erledigt" verschoben (bitte ganz oben einfügen - so ist das zuletzt erledigte immer ganz oben und alles chronologisch sortiert ist.

Nach der Abrechnung dieser Aufgabe, verschiebe ich diese in eine Liste mit der Bezeichnung "erledigt + abgerechnet".

Ich wünsche viel Erfolg bei der Anwendung dieses innovativen Tools :-)


Für Verständnis-Fragen stehe ich gerne telefonisch zur Verfügung. Noch besser ist per Skype (arwedgroen), weil ich da meinen Bildschirm zeigen kann, oder Sie mir Ihren. So ist eine kurze Schulung viel leichter möglich.

 

Arwed Grön

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